エクセルからPDFに変換する方法。標準機能のみ!│エクセル講座

この記事では、Excel(エクセル)で作成したシートをPDFに変換する方法を説明します。

Windows10,11には、印刷が可能であれば、あらゆるフォーマットからPDFに変換できるMicrosoft Print to PDFという機能が標準で搭載されており、ウェブ画面やExcel(エクセル)はもちろん、その他のOffice関連ソフト、メモ帳まで簡単にPDFに変換することが可能です。

この記事では、Excel(エクセル)に特化して説明しますが、最も簡単なMicrosoft Print to PDFを使う方法のほか、UiPath等のRPAで実装する場合に便利な、もう一つの方法も合わせて説明します。

それぞれのPDF変換方法について、画像付きで説明します。

目次

Excel(エクセル)をPDFに変換する方法

Microsoft Print to PDFを使って変換

Excel(エクセル) 等、Office関連のソフトであれば、使用プリンタでMicrosoft Print to PDFを選択するだけで、簡単にPDFに変換することができます。ただし、プリンターにMicrosoft Print to PDFが設定されてしまいますので、次回印刷を行うときに、同様の方法でプリンターを変更する必要があります。次の方法もお読みいただき、お好きな方法で実行してください。

ファイルをクリック
印刷をクリック
③プリンターに表示されている横長アイコンをクリック
Microsoft Print to PDFをクリック
印刷をクリック
ファイル名を入力
(デフォルトはブランク)
⑦前記⑥の指定先にPDFが保存されている
PDFが完成している

保存時の拡張子変更でPDFに変換

Microsoft Print to PDFを使う方法のほか、保存時の拡張子を変更する方法でも、PDFに変換することができます。使い勝手はほとんど変わらず、PDFを出力したあとにプリンターの設定を変更する必要もありません。また、UiPath等RPAでプリントアウトを行うのであれば、この方法で正確に実現できるため、おススメです。

ファイルをクリック
名前を付けて保存をクリック
③ファイルの種類のドロップダウンリストをクリック
PDF(*pdf)をクリック

ドロップダウンリストを展開したあと、キーボードの「P」を押下することで、スムーズに選択できます(IMEは半角英数字になっていることが前提)。

⑤必要に応じてファイル名を入力し、保存をクリック
(デフォルトはブック名)
⑥前記⑤の指定先にPDFが保存されている
PDFが完成している

あとがき

Windows10の前のOSであれば、PDF化するために有料ソフトが必要な時代もありましたが、現在は標準ソフト(機能)のみでPDFに変換することが可能です。

PDFは、汎用性が極めて高くOSや情報端末に依存せずに表示することが可能です。

Excel(エクセル)も汎用性が高いと思われがちですが、例えばパソコンからスマホにメールを転送しているユーザーの場合、スマホにExcel(エクセル)がインストールされていないと閲覧することができません。

報告書やお見積書等、中身を変更する必要がないものであれば、PDFフォーマットを有効に活用するようにしましょう。

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次
閉じる