【図解】エクセルデータをPDFに変換する方法!複数シート一括もOK

Windows10,11には、あらゆるフォーマットからPDFに変換できるMicrosoft Print to PDFという機能が標準で搭載されており、ウェブ画面やExcel(エクセル)はもちろん、その他のOffice関連ソフト、メモ帳まで簡単にPDFに変換することが可能です。

この記事では、Excel(エクセル)に特化して説明しますが、最も簡単なMicrosoft Print to PDFを使う方法のほか、UiPath等のRPAで実装する場合に便利な方法もあります。

また、ひとつのExcel(エクセル)ブック内の複数シートを一括でPDFに変換することも可能です。

この記事では、Excel(エクセル)で作成したシートをPDFに変換する方法と複数のシートを一括でPDFに変換する方法を画像付きで紹介します。

目次

エクセルデータをPDFに変換する

エクセルデータをPDFに変換するには、いくつかの方法があります。この章では、PDFに変換する2つの方法を紹介します。

なお、エクセルの複数シートを一括でPDFに変換する方法は、次章で紹介しています。

Microsoft Print to PDFを使って変換

Excel(エクセル) 等、Office関連のソフトであれば、使用プリンタでMicrosoft Print to PDFを選択するだけで、簡単にPDFに変換することができます。ただし、プリンターにMicrosoft Print to PDFが設定されてしまいますので、次回印刷を行うときに、同様の方法でプリンターを変更する必要があります。次の方法もお読みいただき、お好きな方法で実行してください。

ファイルタブをクリック
印刷をクリック
③プリンターの右の▼をクリック
Microsoft Print to PDFを選択
印刷アイコンをクリック
⑥保存先を指定するダイアログが表示される。
ファイル名や保存先を指定して、保存をクリック
⑦保存したファイルを開くとPDFに変換されていることが確認できる

以上が、Microsoft Print to PDFの機能を使ったPDFへの変換方法です。

エクスポート機能を使ってPDFに変換

Microsoft Print to PDFを使う方法のほか、エクセルの標準機能「エクスポート」を使ってPDFに変換することもできます。使い勝手はほとんど変わらず、PDFを出力したあとにプリンターの設定を変更する必要もありません。また、UiPath等RPAでPDF変換を行うのであれば、この方法で正確に実現できるため、おススメです。

ファイルタブをクリック
エクスポートをクリック
PDF/XPSの作成をクリック
④保存先を指定するダイアログが表示される。
ファイル名や保存先を指定して、保存をクリック
⑤保存したファイルを開くとPDFに変換されていることが確認できる

以上が、エクセルのエクスポート機能を使ったPDFへの変換方法です。

エクセルの複数シートを一括でPDFに変換する

エクセルの複数シートを一括でPDFに変換する方法も、基本的な操作は前章と同様です。また、手順についても前章で紹介した2つの方法が基本となります。

お好みの方法で実践してください。

Microsoft Print to PDFを使って一括変換

印刷(PDF出力)操作を行う前に、PDFに変換したい複数のシートを選択する操作を追加するだけです。

PDF変換したい複数シートをCtrlキーを押下しながら選択する
このように複数シートが選択されていればOK

PDFに変換したい複数のシートを選択したあとは、前章の「Microsoft Print to PDFを使って変換」の手順を実行します。複数シートのPDFが出力されます。

PDFは1つのファイル(複数ページ)

エクスポート機能を使ってPDFに一括変換

エクスポートの出力先を指定するダイアログのオプション項目で、エクセルのブック全体をPDFに変換するように設定することができます。

前章の「エクスポート機能を使ってPDFに変換」の④の工程です。

①ダイアログ画面でオプションをクリック
②発行対象に「ブック全体」という選択肢がある
ブック全体のラジオボタンをクリック

ブック全体のほか、選択したシートのみを対象にPDFに変換することもできます。OKをクリックし、①の画面で発行をクリックすると、複数シートのPDFが出力されます。

PDFは1つのファイル(複数ページ)

その他:変換できない。PDFがずれる。複数ファイル一括

その他、エクセルをPDFに変換することに関連する下記の内容も紹介しておきます。(よく調べられている内容です)

PDFに変換できない

今回紹介したように、エクセルをPDFに変換する際には、特別な操作や機能や不要でエクセルの標準機能だけで実現することができます。

もし、PDFに変換できない場合には、想定される原因は多岐に渡りますが、「パソコンのスペック(よくフリーズする)」や「Officeの不調」「WindowsOSの不調」等が考えられます。

PDFがずれる

エクセルをPDFに変換したあと、PDFを開いてみると中の図形等がずれているという症状もよく耳にします。

これは、特にPDF変換だけで発生する症状ではなく、エクセルシートを印刷した際にもよく発生する問題です。たとえば、印刷範囲内に図形が収まっているにも関わらず、印刷すると印刷範囲からはみ出してしまう、等です。

これはエクセル特有の症状のため、図形サイズを調整してみるしかありません。

複数ファイルを一括でPDFに変換する

今回の記事では、エクセルの複数のシートを一括でPDFに変換する方法は紹介しましたが、指定する複数のファイルをPDFに変換する場合には、エクセルの標準機能だけではできません。

有料のAcrobat Proなどのソフトウェアが必要になります。メーカーの製品ぺージ等で確認してみましょう。

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