世界中のオフィスのパソコンで最も使われていると思われるMicrosoftのOffice製品。
特にExcelは、その直感的な使いやすさから好感度・使用率も高いようです。
一方、わたしの周りでもWordを活用している人や得意な人は見かけません。それどころか、「Wordは使いにくい・苦手」と考えている方が大半のような気がします。
言うまでもありませんが、Wordは文書作成のソフトであり機能を正しく理解すれば、とても優秀なソフトです。そして、Wordが得意になれば少数派になれます。
この記事では、「Wordは使いにくい」の意見が多い理由を解明したいと思います。
Wordを使うメリット
わたしが知る限り、業務手順書や報告書なども含めて、ほとんどの社内文書をExcelで作成し、管理している会社は意外に多いです。
「事実としてExcelで済んでいるのだから、Wordの使い方を習得する必要はない」という意見も聞こえてきそうですが、この章でWordを使うメリットを紹介したいと思います。
『文書作成は本来Wordの仕事だからWordを使うべき』という「べき論」ではありません。
行の概念
Wordは文書作成に特化したソフトのため、「行」の概念がしっかりしています。
Excelで文書を作成した場合、逐一、印刷プレビューを表示させながら列幅を調整したり、プレビューでは収まっていた文書も印刷してみたら印刷範囲からはみ出ていた、といった手間・トラブルが発生しがちです。
何とか完成させたとしても、会社の文書というものは「更新」というイベントがつきものです。
「業務手順書の更新や修正」「報告書の更新や追加」。その都度、前記のような手間をかけるのは合理的ではありません。それらはWordから逃げなければ、回避できるのです。
Wordでは文書がキレイに書けます。単発の作成物ではなく、社内の共有資料などであれば、Wordを使うメリットは明らかなのです。
ページの概念
前記「行」の概念のほか、Excelにはページの概念もありません。正確には、ページそのものは存在するのですが、ページ範囲は都度、セルの埋まり具合によって決まります。
印刷時の1ページに収まっていない場合、横長であれば横に、縦長であれば縦に、次のページは進みます。
印刷プレビューを確認しなければ、すべての印刷対象セルが整って印刷されるか、何ページに渡っているのか、すら分かりません。Excelは表計算ソフトであり、文書作成ソフトではないのです。
Wordであれば、セルやシートを単位とするExcelとは違い、そもそもページを単位としているため、縦に続くことはあっても、横にはみ出ることはありません。
Wordが使いにくい理由
この章では、「Wordが使いにくい理由」を考えてみます。正確な根拠データがある訳ではなく、当サイトの視点です。
ただ、多くの方は思い当たる理由かと思いますので、それなりに正しい見解かと思います。
Excelと比較するから
「Wordが使いにくい」という意見のうち、ほとんどの方はExcel経験者ではないでしょうか。
パソコンを触り始めた時期から、Excelは（時々）使っていたが、Wordはあまり使ったことがない場合、Wordの使いやすさの比較対象がExcelになってしまい、思い通りにならないとき、「Excelではこうならない！」と考えてしまうのですね。
そもそも、文書作成を目的としたWordと、表計算をすることを目的としたExcelでは、求められる機能もオプション項目も違っていて当たり前なんですね。
Wordへの慣れが不足していることが原因かもしれません。
オート機能が働くから
「Wordは使いにくい」と感じる大きな原因が、Wordのオートコレクト機能かと思います。Wordはデフォルト設定のまま使うと、「1.」など章・節番号を入力した際、改行時に勝手に連番を付与します。
このオートコレクト機能は、文書作成するうえで良かれと思って搭載されている機能と思うのですが、人によっては「間隔が違う！自由に入力させて！勝手に入力するのはやめて！」と感じるのでしょう。（わたしも共感します）
Excelにもオートコレクト機能は搭載されているのですが、Wordは比べ物にならないほどの項目数があります。
Wordのオートコレクトは特性を理解すれば使いやすいのかもしれませんが、オプション項目で無効にすることもできます。
ご自分の使いやすいようにカスタマイズすることで、Wordは使いやすくなります。
写真を挿入するとズレるから
Wordは、「行」の概念があるため、イメージ図や写真を挿入した際、自由に配置することができず、固定されてしまいます。さらに文字と文字の間の行に挿入すると、大幅に改行されてしまいます。
これもWordを使いにくいと感じさせる特徴と思います。実際は、文字の上にイメージ図や写真が重なると改行などの手間が生じるため、合理的な機能ではあるのですが、Excelとの違いを感じる機能でもあります。
ご存じかと思いますが、Wordに挿入したイメージ図や写真は、文字の上に重ねることも自由に動かすことも可能です。右クリックで挙動を変更することができます。
Excelを使ったほうがよいケース
Wordは文書作成ソフトだから、という理由で、すべての文書・報告書等をWordで作成するのはおススメしません。
たとえば、見積書など計算がメインになる様式などはExcelのほうが得意です（Wordにも計算機能はありますが）。その他、ExcelはWord以上にVBA（マクロ）と好相性のソフトのため、自動化を考慮する業務で使うのであれば、Excelのほうがよいです。
あとがき
今回は、「Wordは使いにくい」と言われている理由について、書いてみました。
Wordに慣れてくると、業務手順書など見やすく作成することができ、さらに更新などのメンテナス性も高くなります。
当サイトは、Windowsパソコンを使うための情報を発信するメディアのため、Word関連の記事も多く発信していきますので、またご覧いただければ幸いです。